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¿Crees posible mejorar tu Administración del tiempo en una semana?

Cómo mejorar tu administración del tiempo ? No es el reloj, no es la alarma despertadora, no es una alerta en tu celular ni una agenda. Es una fórmula que incluye razonamiento matemático, sentido común y planificación estratégica aplicada a tu plan de vida para dar como resultado más diversión. ¿Quieres saber por qué?

administración del tiempo

Te describiremos las claves más importantes de la teoría de la Administración del tiempo para que comiences a aplicar un método que multiplicará tu tiempo y redundará en bienestar y calidad de vida.

Estás a punto de leer un conjunto de breves fórmulas que gente exitosa ha aplicado para aprovechar el más valioso de los recursos y convertirlo en una  máquina de alto rendimiento y no una agotadora carrera de obstáculos.

Puedes tomar la decisión de controlar tu tiempo o permitir que el tiempo te controle a ti.

¿Qué es la administración del tiempo?

Es la habilidad de gestionar con eficiencia y sacar la mayor cantidad de beneficios del tiempo como recurso.

Administración del tiempo es el modo en que organizas y planificas ese recurso. Quienes administran su tiempo son personas que han adquirido la capacidad de hacer funcionar a su favor las más compleja invenciones humanas: el tiempo.

¿Cómo planificar y administrar el tiempo?

Ahora que sabes que la administración del tiempo es casi un súper poder, querrás saber cómo usarlo. Bienvenido: lo leerás en tres minutos, lo practicarás en una semana y no volverás a perder un segundo.

Registrar tu tiempo

Lo primero que tendrás que hacer es averiguar a dónde va tu tiempo. El método de seguimiento te dará tanto conocimiento de tu vida que te preguntarás porque no lo hiciste antes. Puedes tomar lápiz y papel o bien hacerlo digital.

La tarea te tomará tres minutos al día durante una semana. Se trata de hacer un registro intuitivo de las actividades a las que dedicaste el día por bloques de horas. Así, medirás el porcentaje de tiempo que cada grupo de bloques lleva en el total de tus horas.

Al final de la mañana haz una lista por horas de las cosas que hiciste, incluye todo: 7:00am recoger, ordenar 8:00 am desayuno, regar las plantas 9:00 am noticias, redes sociales, 10:00 am conversaciones, llamadas telefónicas, 10:00 am Trabajo. En un minuto ya habrás escrito tus actividades de la mañana. Lo mismo deberás hacer en algún momento de la tarde y otra vez en la noche. Procura no analizarlo de momento, espera al final de la semana  para descubrir los datos totales.

Sé sincero, incluye todo lo que haces.  Si no tienes buenos datos, entonces tu decisión para administrar el tiempo será errónea.

2. Evalúa tus resultados

El registro de una semana te dará una perspectiva de va dónde tu tiempo continuamente.

Si quieres invertir tu tiempo mejor debes saber cómo lo gastas hoy.

Puede que porque levantas a las 6:00 de mañana a diario pienses que trabajabas al menos 40 horas a la semana, pero al final de la semana quizás te des cuenta que sólo 12 horas estés dedicándolas a tu máxima prioridad o que estás destinando muy pocas horas a actividades de las que obtendrás ganancias o placer.

Une los bloques a los que dedicas más horas y verifica si definitivamente son esas tus prioridades. Los bloques de actividades que no tienen relación a tus objetivos deberían ser cada vez más pequeños o inexistentes, en caso de que sean distracciones.

La evaluación te permitirá saber cuántos de esos bloques puedes mover a tus objetivos centrales y cuales deberían desaparecer, volverse paulatinamente menos importantes o ser delegados.

3. Escoge el o los tipos de administración del tiempo que aplicarás

Un método de administración del  tiempo no sirve para dos personas de la misma manera, las técnicas que necesitas dependen de tu diagnóstico. Una persona que está trabajando en varios proyectos independientes diferentes no gestionará su tiempo del mismo modo que un trabajador de una empresa, un ama de casa o un estudiante.

Cada realidad tiene técnicas distintas que pertenecen a un tipo de administración del tiempo:

  • Administración del tiempo en la vida personal. Son las técnicas que permiten gestionar la rutina de un individuo con el fin de alcanzar el máximo estado de bienestar personal.
  • Administración del tiempo en el trabajo. Se trata del conjunto de acciones que tienen como objetivo alcanzar el nivel máximo de productividad en el ámbito laboral de un individuo.
  • Administración del tiempo en las empresas. Es el modo en que una empresa optimiza el tiempo de sus trabajadores como recurso para alcanzar el rendimiento máximo de cada uno, en función de su cultura organizacional y sus criterios de productividad.

Si tu intención es gestionar el tiempo en tu rutina personal y en tu trabajo las técnicas a utilizar serán distintas a si eres un gerente o emprendedor con personal a cargo. Continuaremos en los siguientes pasos con técnicas específicas para el primer caso: la autogestión del tiempo o la administración del tiempo personal, ya sea aplicada a la dimensión de la vida cotidiana o el trabajo.

3. Organiza tus prioridades

Ahora que evaluaste y sabes dónde están tus horas te preguntarás y a qué quieres dedicarlas te ¿Cómo hacer encajar los bloques de trabajo y vida personal efectivamente?

Si quieres optimizar tu tiempo es porque tienes claro un o unos objetivos en tu vida. Las actividades diarias tienen entonces que estar relacionadas con ese objetivo y las ordenarás en cuatro cuadrantes:

  • Actividades IMPORTANTES y URGENTES. Son las tareas que debes HACER.
  • Actividades IMPORTANTES pero NO URGENTES. Son las tareas que puedes PLANIFICAR.
  • Actividades URGENTES pero NO IMPORTANTES. Son las tareas que puedes DELEGAR.
  • Actividades ni URGENTES ni IMPORTANTES. Son las tareas que debes ELIMINAR.

Se trata de priorizar,  planificar, delegar o eliminar.

4. Listas de tareas

Todos sabemos hacer to-do-list, sabemos tanto porque hemos hecho cientos incumplidos intentos. Es quizás porque había demasiada información en ellas. Mientras más simples, mejor. El método más eficaz es el siguiente:

  • Con las tareas por hacer llenarás tus listas diarias. (sincérate, el día tiene 24 horas)
  • Con las tareas por aplazar planificarás tus listas semanales. (los grandes lo hacen los domingos, los más grandes los viernes por la tarde y se van de vacaciones de fin de semana, los arriesgados los lunes en la mañana. Escoge tú el momento que te plazca)
  • Con las tareas por Delegar llenarás las listas diarias de tus contactos (llamadas, correos, compras, servicios)
  • Con las tareas por eliminar llenarás el bote de la basura.

5. Disciplina personal y profesional

Luego de haber determinado lo que tiene que ocurrir en tu vida y en qué momentos del día (la semana, el mes o el período que elijas) es momento de ejecutar disciplinadamente. Esta es quizás la parte más compleja:

Hay 24 horas en un día, de seguro en alguna podrás holgazanear, pero si ya tienes un plan cíñete a él en las horas en las que eres más productivo. Hazlo durante una semana y notarás resultados inmediatos.

Parece una paradoja pero cuanto más disciplinado eres más libertad tienes. Por un lado es gratificante a nivel personal terminar tareas útiles a tu proyecto y oportunas en el tiempo. Y por el otro, las actividades ordenadas en tiempo y espacio son más efectivas, es matemática: Tiempo bien administrado es igual a mayor impacto con menor tiempo invertido.

6. Practica tus nuevos hábitos

Para que tu administración del tiempo de resultados significativos mantén a largo plazo los hábitos adquiridos. No dejes de hacer el chequeo inicial con frecuencia, prioriza y ordena cada semana. Una mentalidad más productiva será automática con el tiempo y notarás como se convierte en una parte de tu personalidad.

7. Planifica en plazos

No toda la teoría de la administración del tiempo es para aplicarla a tu rutina diaria o semanal. También puedes usar estas herramientas para manejar el desarrollo de tus proyectos a largo plazo. Tan importante es manejar las horas activas de un día como los trimestres de un proyecto que te tomará dos años ejecutar. Recuerda la importancia de actuar específicamente pero pensando globalmente. 

Beneficios de la administración del tiempo

El tiempo bien gestionado te permite ejecutar una cantidad finita y manejable de tareas. El tiempo mal planificado te coloca en una carrera en un universo de tareas posibles que pueden crecer como bola de nieve si omites alguna importante o no alcanzas a cumplir con todas.

Con toda la distribución del tiempo ordenada es mucho más comprensible para tu cerebro cuándo es preciso acelerar la marcha y cuándo puede relajarse. Los ciclos de productividad se aceleran en la medida de que el cerebro visualiza logros. Cuando notes que estás haciendo todas esas cosas increíbles en tu vida y no has dejado de lado tu bienestar, sabrás que por fin el tiempo está a tu favor.

10 herramientas de gestión del tiempo en una línea

  1. Fracciona los proyectos grandes en tareas pequeñas o bloques de tiempo.
  2. Como en el fútbol, programa descansos cada 45 minutos, te concentras más.
  3. Para las tareas difíciles, bloquea distracciones y mantén una ventana abierta por vez.
  4. Evita la multitarea, puede parecer una virtud, pero en realidad te impide enfocarte.
  5. Utiliza el calendario y revísalo oportunamente.
  6. Usa el temporizador para terminar tareas con tiempos cronometrados.
  7. Avanza con las tareas más importantes y no te obsesiones por pequeños detalles.
  8. No es sólo sabiduría popular, los mejores inventos se hicieron en horas de la mañana.
  9. Ejercítate. ¿Ya te lo dijeron verdad? Es porque en verdad funciona.
  10. Apóyate en tu círculo de confianza,  el trabajo colaborativo multiplica el tiempo.

Antes de que te vayas

La flexibilidad también es parte de la gestión. Entender cómo el mundo real funciona te evitará desgaste emocional y bloqueos cuando tus actividades se vean frustradas por factores externos. Un buen administrador del tiempo también es alguien que toma de decisiones oportunas, se permite cambios y aprovecha las oportunidades. Invierte tiempo en desarrollar más habilidades, capacítate para los escenarios menos favorables  en los que el tiempo parece detenerse (como una pandemia, por ejemplo).

Tienes 168 horas en la próxima semana para intentar una manera distinta de administrar tu tiempo. Si lo intentas, al final de esa semana es seguro que te quedarán nuevas horas. Y será momento de relajarte. Es eso precisamente lo que esperamos que experimentes: la reducción de la ansiedad con relación al paso del tiempo.