¿Cómo aplicar el método Kaizen a tu vida personal?

El método Kaizen puede entenderse como una filosofía basada en la mejora continua a través de pequeños pasos. Es un método que nació en Japón para incentivar y acelerar el aparato productor de las empresas y garantizar su éxito. Aunque su principal objetivo son las organizaciones, el método Kaizen puede aplicarse perfectamente al ámbito personal y así obtener grandes beneficios.

Todos sabemos que ser eficientes y alcanzar una correcta productividad es el sueño de muchos, y más en un mundo competitivo y dinámico. Sin embargo, el método Kaizen trasciende los aspectos de productividad laboral o personal y nos brinda una nueva mentalidad donde nos enseña que siempre podemos mejorar.

Nuestro objetivo al crear este artículo es brindarte las herramientas necesarias para que tú mismo puedas aplicar esta metodología en tu vida personal.

Trátese de trabajo, relaciones, emprendimientos; puedes alcanzar una alta tasa de éxito si aprendes y aplicas estas enseñanzas. ¿Te gustaría alcanzar grandes objetivos en el ámbito personal y profesional? ¡Empecemos entonces!

¿Qué es el método Kaizen? Un poco de historia

En los años 50, luego de la Segunda Guerra Mundial, la industria japonesa se encontraba estancada y su economía por el suelo. Como una respuesta a la grave crisis en la que se encontraba el país nipón, empresas como Toyota decidieron fomentar una metodología para revivir el aparato productor de la nación.

Estas metodologías se centraban en el uso de las estadísticas dentro de las empresas para medir y mejorar el control de calidad. Dichas enseñanzas se recogían de los principios de William Edwards Deming y Joseph Juran.

Los nuevos mecanismos se fusionaron con la filosofía japonesa, dando lugar al método Kaizen, una estrategia o metodología donde se busca alcanzar los objetivos por medio de pequeños pasos.

La implantación del método Kaizen resultó en la mejora sustancial de la economía nipona, convirtiéndose, hasta nuestros días, en una de las más grandes potencias mundiales.

El método Kaizen se basa en la filosofía y estrategia de que pequeños cambios, hechos continuamente, nos permiten lograr objetivos mucho mayores. Es una metodología que diferentes empresas y personas ponen en práctica al momento de trazar sus metas, ya que supone la suma de pequeños esfuerzos en pro de alcanzar grandes resultados.

¿Por qué la metodología Kaizen es tan eficaz?

El objetivo principal del método Kaizen es la consecución o el logro de un objetivo concreto a través de pequeños pasos. De ahí que sus fundamentos sean la gradualidad y la continuidad. La primera porque se establece que no se necesitan cambios abruptos o grandes, y la segunda porque esos cambios graduales deben mantenerse y emplearse a lo largo del proceso hasta alcanzar la meta.

Podríamos decir que la persona se adentra en un proceso de adaptabilidad, donde las tareas, pequeñas, pero constantes, permiten la realización de labores mucho mayores.

Por ello, el método Kaizen puede fácilmente definirse como una mentalidad, ya que incentiva a la persona a entrar en una mejora constante; día a día, sin perder el rumbo, la concentración o la motivación.

Para hacerlo más fácil de comprender, un ejemplo perfecto sería imaginar a alguien que desea empezar a levantar pesas. Su objetivo es levantar 100 Kg, sin embargo, si nunca ha entrenado, posiblemente no lo logre, o peor, podría lesionarse. Si en cambio se propone empezar con poco peso y aumentarlo gradualmente, al cabo de unos meses podrá levantar esos 100 Kg o más. Los cambios han sido pequeños, pero constantes y, no obstante, han servido para lograr el objetivo.

Este ejemplo lo puedes extender a cualquier meta que te propongas, porque todo objetivo puede subdividirse para hacerlo menos abrumador.

De hecho, se ha demostrado científicamente que la repetición de pequeños cambios es mejor aceptada por el cerebro que un único cambio grande y abrupto. Esto es así porque naturalmente somos reacios al cambio; a nuestro cerebro le gusta estar en la zona de confort. Por eso, es natural sentir miedo cuando te propones lograr algo, cambiar hábitos o adoptar nuevas rutinas.

Por esta razón, el método Kaizen es tan eficaz, porque podemos desglosar o fragmentar un objetivo bastante grande en pequeñas tareas o pasos mucho más fáciles de conseguir. Con esto evitamos el cansancio mental producto de la resistencia y nos mantenemos más enfocados en la realización de nuestros propósitos.

Aplicando el método Kaizen a tu vida personal

Si bien el método Kaizen surgió para aumentar la productividad de las empresas, este puede aplicarse correctamente en la esfera personal.

El método Kaizen expone una mejora gradual hasta la consecución de los objetivos, pero en la práctica se ponen en manifiesto varias técnicas o métodos para lograr tal propósito.

Estas técnicas son cinco, invariables e inseparables, que puestas en funcionamiento te traerán grandes beneficios en lo personal y/o profesional. Recuerda que, muy profundamente, las enseñanzas del método Kaizen pueden agruparse en una filosofía mental, por ende, no se busca solo el obtener un resultado, sino que cambies tu vida al adoptar el método.

Enumeramos estas técnicas como se muestran a continuación:

1. La técnica de las cinco «S» del método Kaizen

La aplicación del método Kaizen principia por el orden en tu espacio de trabajo; ese lugar donde comienza la magia y donde te gustaría ser más productivo. Todos sabemos los inconvenientes que trae consigo la desorganización: estrés, frustración, incapacidad para generar ideas, falta de creatividad, cansancio mental, etc.

Por eso, la técnica de las cinco «S» busca solucionar el inconveniente de un espacio de trabajo desorganizado, sucio y con poca productividad.

Se divide en cinco pasos que hacen alusión a cinco palabras propias del dialecto japonés: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke; las describimos a continuación:

• Seiri (clasificar): este primer paso se centra en saber diferenciar lo útil de lo inútil; aquello que te sirva y aquello que no. De esta manera, puedes mantener un área de trabajo despejada y solo mantener lo que sea realmente necesario para la labor que vayas a realizar en ese momento.
• Seiton (organizar): cuando hayas seleccionado aquellas cosas que sean útiles, trátese de documentos, papeles, procesos, tareas, dispositivos, libros, etc., viene la parte de organizarlos. Debes asignarles un nombre y una ubicación fija, así sabrás dónde buscarlos en el momento de necesitarlos, y volverlos a guardar cuando hayan cumplido su función. Con esta técnica de organización se aumenta tu productividad al reducir el tiempo de búsqueda, logrando así una gran eficiencia.
• Seiso (limpiar): esto significa que debes limpiar tu espacio de trabajo todos los días al finalizar tus labores. Si tienes un espacio productivo en tu hogar, como muchos en estos tiempos, nunca debes irte a la cama sin antes limpiarlo. Recoger hasta el más pequeño de los papeles te permitirá un mayor bienestar y resultará en un mejor descanso.
• Seiketsu (estandarizar): este paso está más enfocado a tu higiene personal, y no dudamos que sea súper útil en la actualidad donde el teletrabajo ha tomado gran auge. El aseo y la higiene personal son otros métodos para combatir el desorden y la suciedad. De este modo se consigue un ánimo más elevado y un mayor desempeño en tus labores diarias.
• Shitsuke (autodisciplina): el último paso es la auto imposición de las cinco «S» hasta convertirlas en un hábito que se extienda por toda tu vida. La disciplina es un factor importantísimo para alcanzar los objetivos previstos.

2. El ciclo PDCA

Como habrás notado, el paso de las cinco «S» era un paso previo. En este, el ciclo PDCA, comenzamos con la puesta en escena del método en tus labores personales y productivas.

Igualmente, PDCA designa cuatro palabras referentes a los cuatro pasos consecutivos por sus siglas en el idioma inglés: plan, do, check y act. Los definimos a continuación:

• Plan (planificar): planificar es la fase inicial de todo proyecto y lo primero que debes hacer al fijarte un objetivo. Se puede, a su vez, subdividir en dos fases que son el análisis de tu estado actual, es decir, cómo te encuentras en el punto de partida. La otra fase es la estipulación de las metas y objetivos, alcanzables, pero con un grado de osadía. Lo más importante es que sean claras y sin varianzas.
• Do (hacer): cuando hayas definido tus metas y objetivos, debes analizar cómo dividirlos en pasos claramente definidos que puedas realizar paulatinamente. El segundo paso del ciclo PDCA se refiere a la puesta en marcha de la estrategia, ¡aquí debes comenzar! Una recomendación muy útil es trazar una línea temporal donde estén fijados los objetivos y el tiempo esperado para alcanzarlos.
• Check (comprobar): esta parte consta de una evaluación para saber si has cumplido con los objetivos, pero, mejor aún, si los has hecho de la manera correcta. Para ello recordamos el uso de una línea temporal, que no es más que plasmar en un calendario los logros que deseas alcanzar divididos en pasos pequeños. El saber si los has realizado o no dependerá enteramente de ti y de tu disciplina.
• Act (actuar): si has encontrado que no has podido cumplir algunos de los pasos, no los has hecho de la manera adecuada o el plan trazado no es el indicado para ti, este es el momento de actuar y cambiarlos. Con esto se busca implantar mejores y más eficientes acciones.

3. Los cinco «por qué» del método Kaizen

Uno de los principales fundamentos del método Kaizen es la búsqueda de los problemas, su análisis y resolución. En este sentido, la metodología propone preguntarse cinco veces los porqués de un problema para llegar al fondo de los mismos.

Así, en un caso hipotético, por ejemplo, que te hayas propuesto terminar un determinado curso, pero no lo hayas logrado, vale preguntarse por qué:

No has terminado el curso,

¿Por qué? Porque no alcanzaste a concluir las asignaturas.

¿Por qué? Porque no tuviste la dedicación correcta para el estudio.

¿Por qué? Porque no tuviste el tiempo suficiente.

¿Por qué? Porque no dividiste el tiempo para estudiar y el tiempo para tus otras labores.

¿Por qué? Porque no pudiste planificar un plan de estudios acorde con tu estilo de vida.

La conclusión a la que llegamos es que no fue la falta de tiempo la causante de que no hayas terminado el curso, sino la gestión del mismo debido a la falta de una correcta planificación.

Puedes sustituir el ejemplo anterior con otro suceso de tu vida donde no hayas podido lograr algo o donde haya habido inconvenientes durante el proceso. El objetivo con esta práctica es encontrar la causa y solucionarla.

4. Uso de las retrospectivas

Este método está más orientado a los grupos de trabajo, pero nada impide que lo puedas realizar por individual. Las retrospectivas son reuniones rápidas o, en el caso individual, el repaso de las acciones de los últimos días.

Qué has hecho y cómo lo has hecho. Evalúas el estado actual en el que te encuentras respecto de tu plan y los pasos siguientes que debes realizar hasta lograr el objetivo mayor.

Por supuesto, debes tener en cuenta los inconvenientes que hayan podido surgir y que hayan sido resueltos para tenerlos como aprendizaje.

Para este paso puedes ayudarte de gráficas, informes, ensayos que hayas hecho, hojas de cálculo y demás recursos que creas puedan ayudarte a evaluar los pasos que has completado hasta ahora.

5. La estrategia Kanban

Esta estrategia sorprende por su simplicidad. Es un sistema para gestionar las tareas que realizas usando simbologías visuales y fáciles de comprender.

Lo más interesante es que se usan las notas adhesivas. Así es, este sistema usa las muy conocidas notas adhesivas o pósitpara registrar las actividades que realizas, ya que su objetivo es ser muy simple y rápido de comprender.

Las notas son colocadas en un mural donde, a través de un código de color establecido por ti, puedes visualizar las tareas que faltan por completar, las tareas que se están realizando y aquellas que ya fueron hechas. Existen programas digitales creados para llevar a cabo esta labor de una forma más automatizada.

Beneficios del método Kaizen

El método Kaizen te puede bridar muchos beneficios en el ámbito personal y profesional, mencionamos algunos de ellos a continuación:

1. Permite adoptar nuevos cambios de forma mucho más fácil al eliminar la resistencia mental;
2. Disminuye considerablemente la procrastinación;
3. Elimina aquellas actividades que no son necesarias y hace rendir el tiempo en las que sí lo son;
4. Aumenta tu productividad y eficiencia;
5. Los resultados son permanentes y tangibles debido a que han sido repetidos y afianzados hasta convertirse en hábitos;
6. Los posibles errores que surjan son corregidos de forma inmediata;
7. Disminuye el estrés y sus inconvenientes;
8. Mejor perspectiva a los cambios y dinámicas futuras;
9. Aumenta tu compromiso, interés y atención hacia la consecución de tus objetivos;
10.  Te hace más competitivo y aumenta tu resolución.

Cómo saber cuándo debes usar el método Kaizen

El Kaizen ha sido la estrategia que empresas como Toyota, Sony y Honda han implantado en su mecanismo interno, alcanzando resultados claramente conocidos por todos. Aun así, puedes aplicar este método a cualquier área: estudios, trabajo, relaciones personales, superación personal, emprendimientos, tareas, trazado de planes y muchas más.

No obstante, existen algunos aspectos que te indican cuándo deberías poner en práctica esta filosofía:

• Si has sentido miedo de iniciar un proyecto por culpa de la resistencia al cambio y por sentirte abrumado por el propio objetivo;
• Has iniciado, pero no sabes cuáles son los pasos siguientes que debes tomar hasta la realización de tus propósitos;
• Los resultados obtenidos han sido considerablemente menores que los esperados;
• Tienes muchos inconvenientes relacionados con la gestión del tiempo y las actividades.

Algunas personas sobresalen en el método Kaizen y otras no, ¿cuál quieres ser?

«¿Cuál quieres ser?» Es sin duda una pregunta que te pone a prueba, pero que te ayuda a tomar la decisión de empezar a mejorar.

Para muchos, el cambio puede ser difícil y hasta aterrador, es normal, pero no puedes quedarte estancado y ver como cada día tus resultados no son los que esperabas.

El método Kaizen es de gran ayuda para alcanzar los objetivos, su filosofía de mejora continua ayuda tanto a las grandes empresas como a las personas a ser más productivos, alcanzar sus metas lograr todo lo que se propongan, eso sí, un paso a la vez.

Esperamos que esta guía haya sido de gran utilidad para ti y la uses como objeto de estudio y repaso cuando decidas aplicar el método Kaizen a tu vida personal.