La metodología Lean y su importancia en la productividad empresarial

Qué es la metodología Lean ? La mejora continua de los procesos de una empresa es una de las principales preocupaciones de los emprendedores. Crear un producto o servicio que satisfaga las necesidades de los usuarios es el objetivo de todo negocio. Sin embargo, para lograr esta meta, se necesita tiempo, inversión y una correcta toma de decisiones.

Entonces, ¿cómo hacer que una empresa logre el éxito?, ¿cómo alcanzar los objetivos y mejorar la productividad? A lo largo de los años, muchos mecanismos se han puesto en marcha para este propósito, pero uno de los que ha tenido los mejores resultados es la metodología Lean. Por ello, hemos creado este artículo para brindarte una información clara y detallada sobre este método y cómo implantarla en tu negocio. ¡Vamos a ello!

¿Qué es la metodología Lean?

La metodología Lean es un método que busca gestionar los procesos de una empresa y eliminar aquellas actividades que no tienen un aporte considerable hacia el objetivo principal. De este modo, todos los esfuerzos estarán orientados en la creación de un producto o servicio que de verdad sea útil para los clientes.

Este sistema de gestión, además de hacer más eficientes los procesos y lograr mejores resultados con el mínimo de recursos, también busca una retroalimentación o feedback entre la empresa y el consumidor. Así, se pueden crear productos viables y competitivos en el mercado porque serán los que los clientes de verdad necesiten.

La metodología Lean surgió como una filosofía en los años 80. Se implantó por primera vez en la empresa Toyota, en Japón, pero fue hace poco cuando vio su renacer gracias al libro de Eric Ries: «The Lean Startup».

¿Qué busca esta metodología y cuáles son sus objetivos?

El principal objetivo de este método es evitar al máximo los desperdicios de tiempo, esfuerzo e inversión; optimizar los procesos para crear productos excelentes o mejorar los ya existentes.

La premisa sobre la que se basa la metodología es la experimentación, prueba y validación de las hipótesis, pero ¿qué significa esto? Quiere decir, que mediante el aprendizaje o retroalimentación que se recibe por parte de los consumidores, se pueda llegar a una conclusión y así lanzar una propuesta que tenga valor y alcance el éxito en poco tiempo.

Pongámoslo en un ejemplo: imaginemos que deseas empezar una startup o vender un nuevo producto, ya tienes claro tu público objetivo y lo conoces muy bien. Entonces, formulas una hipótesis acerca del producto que consideras va a ser muy bien recibido y que tendrá buenas ventas. Para aplicar la metodología Lean en este caso, lo mejor será lanzar una versión de prueba de ese producto y ver cuán bien resulta, recopilando las impresiones de los consumidores y formulando una conclusión al respecto.

Además, la aplicación de la metodología Lean en una organización reduce los desperdicios generados por la mala gestión en los procesos, estos desperdicios pueden ser:

• Sobreproducción: tener una producción mayor a la demanda de los clientes genera un exceso de inventario, que puede resultar en la pérdida de recursos;
• Esperas: que es el tiempo durante el proceso de producción que no se aprovecha y se desperdicia. Ocurre cuando surge un «cuello de botella» o estancamiento de la producción;
• Transporte: si un producto es movido de un lugar a otro se generan pérdidas de capital debido al gasto que supone su transporte;
• Movimientos innecesarios: cualquier persona dentro del equipo que realice algún movimiento que no añada valor al trabajo es un desperdicio. Puede acarrear problemas físicos y falta de tiempo;
• Defectos en la producción: las fases de manufactura o producción deben seguirse buscando siempre el mínimo de defectos en el producto final;
• Corrección del producto defectuoso: si no se siguen los estándares de calidad, se incurre en la pérdida de tiempo al tratar de solventarlo;
• Desaprovechamiento del talento humano: si en tu organización no se toman en cuenta las iniciativas de los trabajadores, se cae en un desperdicio de potencial.

Producto mínimo viable (MVP) y su función en las startups

Ese producto de prueba que mencionamos un poco más arriba también se le conoce como producto mínimo viable o (MVP) por sus siglas en inglés. Es un producto con características y funcionalidades esenciales y básicas, usado para medir o examinar las reacciones del público al cual está dirigido.

Es una forma de prueba que se usa para obtener la mayor información posible de los consumidores: su reacción y percepción respecto del producto con el mínimo esfuerzo. De esta manera, si la hipótesis que se hizo previamente no resulta correcta, se podrá redirigir o cambiar la estrategia y adecuar el producto hasta que estos sean provechosos y consigan los resultados deseados.

Los creadores, por lo general, lanzan el producto a un público inicial, también llamado «primeros seguidores», que son un subconjunto de los potenciales clientes. Este método empresarial se enfoca en evitar la manufactura de productos que los clientes no desean.

Con este método, el negocio crece conforme se va recogiendo más información del mercado y se evitan los gastos inadecuados, ya que solo se invierte dinero cuando la información recopilada sea suficiente y se haya conseguido el aprendizaje. Así, se resguarda el capital para disponer de él solo cuando la tasa de éxito sea elevada, aumentando el ahorro tanto de recursos financieros como de tiempo y esfuerzo.

Entre los principales propósitos del MVP, se encuentran:

• Poder corroborar la hipótesis respecto de un producto usando el mínimo de recursos;
• Aumentar y acelerar el proceso de aprendizaje;
• Ser usado como prototipo en la creación de futuros productos;
• Obtener información relevante de los consumidores;
• Reducir los costes de creación y manufactura.

¿Cómo aplicar la metodología Lean al proceso empresarial?

Si se desea implantar la metodología Lean en los procesos de un negocio, debemos centrarnos primeramente en el núcleo de la metodología: crear-medir-aprender. Es un modelo o círculo metodológico dinámico sobre el cual se debe planear toda la estrategia.

La primera parte del ciclo se trata de crear, construir un producto con las características y funcionalidades básicas, no más de las necesarias para darlo a conocer. Seguidamente, se prepara un modelo de medición que recopile la información de los clientes de forma eficaz. Una vez que se evalúen los datos recabados, se logra el aprendizaje, donde conocemos lo que realmente quiere el cliente y sus necesidades.

Si bien, puede parecer algo complicado, en realidad poner en funcionamiento la metodología Lean es bastante sencillo, queda mejor detallado en estos pasos:

1. Evalúa los procesos de tu organización: lo primero que se debe estudiar son los procesos de la empresa. Cada actividad que se realiza en cada departamento, o bien, en el caso de una empresa pequeña, los pasos que sigues hasta tener el producto final. Identifica aquellas actividades que sean vitales y las que no. Si existen alternativas mejores, hay que tenerlas en cuenta;
2. Elabora un plan de objetivos: las metas que quieres alcanzar a corto, mediado y largo plazo, los recursos de los que dispones para llevarlo a cabo, así como la identificación y eliminación de las actividades innecesarias;
3. Involucra a toda tu organización: si tienes una pyme o apenas inicias una startup, centra a tus aliados e involúcralos activamente en el proceso de gestión y en el logro de los objetivos;
4. Analiza el mercado y defínete: elige el nicho donde quieres desarrollarte y evalúa a tu público objetivo;
5. Desarrolla un prototipo (MVP): un producto inicial para lanzarlo y dar a conocer tu empresa;
6. Haz un seguimiento: no solo basta con lanzar el producto, sino evaluar qué dice la gente sobre él;
7. Analiza los datos: la información recopilada es esencial, analízala correctamente y evalúa si deben realizarse cambios;
8. Rediseña el producto: si es necesario, modifica el producto y afianza la estrategia orientándola a las necesidades de tus consumidores;
9. Lanza de nuevo el producto: con las mejoras hechas de acuerdo con lo que deseen tus clientes.

Como puede entenderse, es un ciclo que culmina solo cuando el cliente está satisfecho, lo que se traduce en tu éxito en el mercado.

Una de las ideas principales de la metodología Lean es no hacer grandes cambios, sino pequeñas mejoras del producto y de la estrategia; es un proceso paulatino, donde todo el equipo debe estar enfocado en alcanzar las metas.

Ventajas y beneficios de su implementación

La metodología Lean se aplica en la gran mayoría de las compañías exitosas y es una estrategia efectiva para las empresas emergentes que desean aumentar sus tasas de éxito.

Gracias al mejoramiento continuo y paulatino de los procesos, se alcanza una mejor ejecución de las tareas implicadas, lo que se traduce en una mejor y mayor productividad y eficiencia.

La implementación de la metodología Lean tiene grandes beneficios para las empresas que la ponen en práctica, definimos algunos de ellos a continuación:

1. Reduce los costes de producción: cuando se optimizan los procesos y se eliminan los gastos innecesarios, los costes en la producción descienden;
2. Mayor productividad: la metodología Lean busca siempre la mejor versión del producto o servicio con el mínimo de recursos posibles;
3. Satisfacción de los consumidores: al evaluar las necesidades reales de los clientes, se pueden crear soluciones específicas;
4. Riesgo menor: gracias al estudio de los datos obtenidos por parte de los consumidores, se puede brindar servicios adecuados y, por ende, el riesgo de pérdida decrece;
5. Incentiva el trabajo en equipo: uno de los fundamentos de la metodología Lean es la consecución de los objetivos que solo pueden lograrse al trabajar como equipo;
6. Disminuye las actividades sin valor: las tareas que no son necesarias se desechan y se aumenta la eficacia.