Productividad personal: herramientas y consejos para ser más productivo

La productividad personal es de esas cosas que todo el mundo quiere tener, pero casi nadie sabe definir. Y es que encontrar un concepto general y aplicable a cada persona es una tarea un tanto difícil. Esta se basa más que nada en cuán inteligente y eficientemente se alcanzan los objetivos.

En un mundo en constante evolución, donde los cambios suceden cada vez más rápido, es casi imperativo ser productivo. Pero ¿cómo podemos ser más productivos? Y ¿qué es en sí la productividad personal y por qué debemos aplicarla si deseamos ser más eficientes?

Sabemos que tienes muchas preguntas y si estás aquí es porque deseas aprender a trabajar mejor, a ser productivo. Por eso, te guiaremos por el camino más efectivo para que empieces a aplicar la productividad personal en tu día a día. ¡Comencemos!

¿Qué es la productividad personal?

Artículos que hablan sobre la productividad personal hay muchos, y todos orientados al ámbito industrial. Sin embargo, para conocer completamente este concepto, debemos saber primeramente qué es la productividad:

La productividad es la relación que existe entre la obtención de resultados deseados y el tiempo o los recursos empleados hasta alcanzarlos. Aplicada al ámbito personal, sería cuán eficientemente realizas o cumples una tarea adecuadamente y cuantos recursos o tiempo consumes.

Puedes notar que hemos usado las palabras: resultados deseados, esto es porque para ser productivos debemos plantearnos nuestros objetivos propios y dedicar el mejor esfuerzo en su realización.

La productividad personal no solo mide la realización del trabajo (eficacia) sino que ese trabajo se haga de la manera correcta (eficiencia). Por lo tanto, la productividad personal se refiere también a la medida de inteligencia que pongamos en una determinada labor.

¿Cómo mejorar la productividad personal?

Primero, debemos destacar que no solo se trata de hábitos o rutinas diarias que sigues para ser más productivo. La productividad se mueve en un entorno más mental que físico; está ligada a aspectos emocionales, de disciplina y casi podría considerarse una filosofía.

¡No te asustes! Tendemos a fruncir el ceño cuando escuchamos o leemos palabras como disciplina o hábitos, porque presuponemos que nos tomará tiempo y esfuerzo.

No obstante, si la propia práctica de la productividad personal necesitara de mucho tiempo y demasiada fuerza (recursos), entonces no sería muy productiva.

De hecho, muy profundamente podemos encontrar que la productividad busca el equilibrio entre el trabajo bien hecho y la calma mental. Dos preceptos inseparables con los que al final lograrás tus metas y obtendrás la tan ansiada felicidad.

Por ello, hoy te presentamos una lista de pasos muy sencillos, pero poderosos, que te ayudarán a ser cada vez más productivo.

Para saber más sobre metodos para mejorar la productividad lea sobre metodología Lean, método Kaizen, Ley de Parkinson y ley de Pareto.

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Enfócate y sé proactivo

Si algo distingue a los seres humanos es nuestra capacidad de reconocer nuestro carácter y cambiarlo si no nos favorece. Quizá este primer paso sea el más «complicado» de dar porque supone reconocer la falta de control que tenemos sobre una situación.

Pero ahí es donde reside la importancia de este primer paso, en darte cuenta y actuar; enfocarse y tomar la decisión de cambiar la situación a tu favor.

Si has notado que no tienes un buen rendimiento en tu vida diaria, no produces como te gustaría o te cuesta mucho lograr algo, es debido a la falta de productividad.

Toma un segundo y pregúntate: ¿estoy obteniendo los resultados que quiero? Si la respuesta es negativa, decide que quieres cambiar y toma las riendas de tu situación.

Establece objetivos

Ahora sí entramos en materia. ¿Qué quieres conseguir? ¿Cuáles objetivos quieres lograr? ¿Qué meta deseas alcanzar?

Establecer objetivos es un punto esencial en la productividad personal. Al formular objetivos viables, realistas y un poco osados, podrás tener una visión clara de hacia donde dirigir todos tus esfuerzos hasta su consecución.

Ten en cuenta una cosa: te deben gustar esos objetivos, debes amarlos, porque nadie logra ser productivo en una tarea por la que no siente el menor apego. Por muchas técnicas de productividad que quieras poner en práctica, nada conseguirás si la tarea que deseas realizar no te retribuye la más mínima alegría.

Ponte objetivos que deseas lograr hoy, mañana, durante el mes o el año en curso. Metas puramente personales o de tu empresa; internos o externos. La mejor parte de establecer objetivos es que te permiten empezar desde el mismo momento en que los formas y te predisponen a pensar en la mejor ruta a seguir.

Fija lo principal

Ya fijaste tus objetivos, ya sabes qué deseas conseguir en un determinado periodo de tiempo. Estás seguro o segura de tus metas, pero ¡no sabes por dónde comenzar!

Este paso se trata de priorizar las tareas que requieren mayor atención y secundar aquellas que pueden esperar. La primera tarea que debas realizar temprano en la mañana ha de ser la más importante.

Supongamos que trabajas en una organización y durante el día tienes varias tareas por hacer; al fijar las más importantes, sabrás cuáles realizar primero en un orden establecido. Esta práctica puede extenderse a cualquier sector: finanzas, relaciones, economía, educación, etc.

Claro está, nuestro ejemplo es bastante resumido, pero si en tu lista de objetivos consigues poner en orden decreciente aquellas tareas más importantes, podrás realizar una a la vez. De este modo, no solo la carga de trabajo será más ligera, sino que dispondrás de la suficiente energía para cada una.

A veces prioritizar tiene que ver con dejar de lado las cosas que no son importantes y sumar ruido a nuestras tareas. Eso puede encajar perfectamente dentro de la filosofia del minimalismo como estilo de vida.

Deshazte de todo lo que te distraiga de la meta

La productividad personal tiene muchos enemigos, unos más audaces que otros, y aunque la distracción no sea la más fuerte, se vale de numerosos mecanismos para sacarnos de enfoque.

Imagina por un momento que realizas esa labor que te gusta. Por ejemplo: eres escritor, imagínate escribiendo; trabajas en una compañía, mírate realizando tus labores. Ahora responde ¿cuántas veces miras tu teléfono? ¿Con qué frecuencia te distraes con tus colegas o haces algo que no tiene nada que ver con tu trabajo?

Si bien, un ambiente laborar sin ninguna distracción es casi imposible, y en la actualidad la cultura de «siempre conectados» supone un desafío, no debes permitir esos estorbos.

Para ello, mira estas recomendaciones:

• Apaga tu teléfono cuando no lo necesites o activa el modo contra distracciones;
• Despeja tu entorno de trabajo, no puedes concentrarte si tu entorno interfiere negativamente en tu labor;
• Di a los demás que no te distraigan siempre que no sea algo urgente;
• Usa sistemas de gestión de tiempo como el método Pomodoro.

Realiza una única cosa a la vez

Al centrarte en hacer una sola cosa a la vez, conseguirás dirigir toda tu atención y esfuerzos a esa tarea en concreto. Si redactas un documento importante, deberás enfocarte totalmente en ello hasta concluirlo. Si debes hablar con un cliente, le prestarás toda tu atención sin realizar una tarea simultánea.

Y no es solo mera especulación, se ha comprobado científicamente que, aunque el cerebro puede hacer dos cosas a la vez, solo puede concentrarse en una y canalizar toda la energía en esa tarea.

Prioriza, influye y delega

Tres conceptos que fácilmente se aplican a una organización y que supone una participación conjunta de todos los trabajadores.

Priorizar significa liberar el tiempo para hacer las cosas que son más importantes. El inconveniente con esto es que, en nuestro afán por hacer cada vez más, terminamos por explotarnos. Así que la mejor manera de afrontarlo es aprender a decir no.

No a las tareas que no tienen mucha importancia. No a las tareas que sobrepasan el límite de nuestra carga laboral. Y no a las personas y sus posibles ofertas que, si bien pueden ser buenas, simplemente no contamos con el tiempo para aceptarlas.

Por otra parte, influir en nuestro equipo de trabajo y emitir motivación hacia nuestras labores, es la mejor forma de conseguir que los demás trabajen con eficiencia. Debemos delegar y dar a cada quien la tarea que creamos podrá realizar de la manera correcta.

Descansa

Sí, un paso fundamental en la productividad personal es el descanso. Lamentablemente, en nuestra sociedad, se ha relegado producto del pensamiento colectivo de no parar de trabajar.

El descanso trae beneficios tanto para el cuerpo y la mente, pero también para el propio trabajo. Es imposible ser productivo si no tenemos la mente fresca para afrontar los desafíos del día a día.

Para hacerlo, te recomendamos dedicar un tiempo establecido a realizar tu trabajo, luego, cuando lo hayas completado, tómate unos minutos para descansar y distraerte. Es necesario que te desconectes completamente, preferiblemente alejado de aparatos electrónicos. Verás como rindes más y tus resultados serán favorables.

¿Cuáles son las herramientas de productividad personal?

Existen muchas herramientas para ser más productivo, algunas de ellas son actitudes que debes implantar para lograrlo. No obstante, debido al gran auge de la tecnología en nuestro día a día, con las ventajas que eso supone, también están las herramientas informáticas o aplicaciones para ser más eficiente.

Enumeramos algunas de ellas a continuación:

Actitudes

1. Haz actividad física: está comprobado que hacer actividad física al menos dos veces por semana aumenta la cantidad de endorfinas en el cuerpo. Gracias a esto, nos sentimos mejor y podemos desempeñar correctamente nuestras labores.

No tienes que correr una maratón, basta con trotar unos minutos, hacer ejercicio aeróbico, flexiones, o cualquier otro que aumenta la resistencia de tu cuerpo.

• Planifícate: al iniciar el día, tómate unos minutos para planificar los objetivos y tareas que deseas realizar y completar durante la jornada. Recuerda lo que mencionamos: prioriza las actividades. Las más importantes primero y las otras, después.
• Divide las tareas: si en tu lista hay tareas muy largas o que requieran mucho esfuerzo, será mejor fragmentarlas. Al toparte con labores de gran extensión es muy probable que pierdas el rumbo. Cuando las divides en secciones o subtareas y dedicas un tiempo específico a cada una de ellas, descubrirás que podrás terminar más rápido y con un mejor enfoque.
• Practica nuevas habilidades: ¿pasas mucho tiempo escribiendo en el computador o leyendo documentos? ¿Qué tal si aprendes habilidades que aumenten la rapidez con la que las haces? Practica la mecanografía o la lectura rápida, aplica métodos de memorización o mnemotécnicos, aumenta tus conocimientos en aplicaciones ofimáticas, etc.
• Desconecta los aparatos innecesarios: lo repetimos porque supone una gran fuente de distracción. Apaga, desconecta o enmudece todo aparato digital que pueda distraerte y que no necesites en ese momento. Todo aquello que genere contaminación informática deberás sacarlo de tu ambiente durante el trabajo.

Aplicaciones

1. Trello: esta herramienta es una aplicación de gestión de proyectos a modo de tableros. Puedes escribir las tareas u objetivos por realizar en una especie de pizarra e ir moviéndolos conforme los vas completando. Es muy intuitiva y nos ha gustado por su sencillez.
2. Todoist: al igual que Trello, Todoist es una herramienta que te permite organizar tus proyectos, pero esta vez con un formato de lista. Además, podrás asignar la fecha de las actividades, dividir en subtareas, priorizar y mucho más.
3. Google Calendar: todos conocemos esta aplicación, y si no, debemos decir que es quizá el calendario digital más usado. Es muy útil para agendar tus tareas, programar citas o reuniones, tener una organización adecuada de tus días. Lo mejor de todo es su facilidad de integración con otras aplicaciones y se sincroniza en todos los dispositivos que uses.
4. Youcanbookme: si manejas muchos clientes o debes estar siempre en contacto con ellos, agendando reuniones o planificando actividades, este es la aplicación para ti. Lo peculiar de Youcanbookme es que puedes crear un horario establecido y compartir tu agenda con las personas para que sean ellas quienes decidan cuándo programar una reunión contigo.
5. Google Drive: otra aplicación bastante conocida. Drive es una herramienta donde puedes guardar tus archivos directamente en la nube. Permite subir desde documentos hasta carpetas enteras y almacenar o crear copias de seguridad de tus archivos más importantes. Es realmente útil cuando trabajas en equipo, ya que puedes asignar quien ve los archivos y permitir su modificación o descarga.
6. Mindmeister: ¿eres una persona que se inspira con lo visual y te gustan los mapas mentales? Mindmeister es una aplicación de mapas mentales que te permitirá crear todo un proyecto y desglosar cada subtarea. También, puedes asignar una jerarquía de colores, compartir tus ideas y muchos otros recursos creativos.
7. Productivity Owl: si eres una persona que posterga o aplaza repetidamente sus actividades por culpa de las incontables distracciones, échale un ojo a esta herramienta. Se trata de una extensión para el navegador, donde podrás incluir en una «lista negra» las páginas que no deberías visitar hasta que finalices tu trabajo. Gracias a esto, los tiempos perdidos revisando las redes sociales se acabaron.

Lo que no debes hacer para ser más productivo

Ya te hemos mencionado lo que deberías hacer para lograr una mayor productividad personal, pero ¿sabes qué no debes hacer para conseguirla?

A continuación, te mencionaremos una lista de cosas que merman tu capacidad productiva y afectan gravemente tu desempeño personal y profesional:

Ahogarte en trabajo

Algunas veces, por entusiasmo; otras, por inconsciencia. El no reconocer nuestras propias capacidades nos lleva a tomar más trabajo del que podemos realizar, y esto es un grave error.

Cuando incurrimos en esta falla, no solo nos sentimos abrumados por la cantidad de trabajo y tareas que tenemos por delante, sino que tampoco sabemos por donde comenzar y la frustración comienza a emerger.

Reconocer nuestras capacidades y límites es tan importante para nuestra productividad personal que podría llegar a ser la piedra angular de nuestra eficiencia. Aprende a decir que no cuando las tareas o encargos sobrepasan esa barrera.

Trabajar, pero no producir

Recordemos la definición de productividad: la relación que existe entre la obtención de resultados deseados y el tiempo o los recursos empleados hasta alcanzarlos.

La expresión «resultados deseados» tiene especial importancia. Significa que no se trata solo de hacer, sino de hacerlo bien, producir; anteponer la calidad sobre la cantidad.

De ahí la relación entre eficacia y eficiencia, donde la primera es la habilidad para producir algo con los resultados deseados, y la segunda es hacerlo aprovechando apropiadamente los recursos.

Pensar negativo

Todos sabemos que la mente humana tiene la capacidad de crear aquello que concibe en sus profundidades, entonces, ¿qué crees que pasa cuando albergas pensamientos negativos?

Cuando piensas negativamente estás creando una avalancha de emociones que atraerán más pensamientos negativos en un ciclo del que es complicado salir. Tú actúas conforme a tus pensamientos, entonces si piensas negativamente, actuarás de esta forma y los buenos resultados sencillamente no aparecerán.

Podríamos dedicar cientos de libros a cómo deshacerse de los pensamientos negativos, pero hay una máxima común en sus enseñanzas: no retengas pensamientos que te hacen sentir mal.

Cuando te des cuenta de ello, solo pon tu atención en otra cosa completamente diferente, verás como tu trabajo será recompensado y tu productividad habrá aumentado.

Afianzar el ciclo

Reconocer que estás en un ciclo donde no eres productivo, automáticamente te da las herramientas para salir de él ¿por qué?, pues porque la mente no desea estar en una situación desfavorable.

Sin embargo, con tus acciones puedes fomentar el círculo vicioso de la improductividad. Toma la decisión ahora de cambiar y descubrirás que tu ambiente personal y laborar rinden frutos.

Razones para ser más productivo

Si aún no te quedan claras las ventajas de ser productivo, entonces las mencionaremos para que te des cuenta de lo beneficioso que es llevar una vida de productividad:

1. Te hace sentir útil y satisfecho: seguro que en alguna ocasión has visto los frutos de tu labor. Lograste hacer un buen trabajo en poco tiempo y con el mínimo de recursos; ¿recuerdas cómo te sentiste?

Concluir tus obligaciones con plena concentración y haber dado todo de ti, hace que te sientas feliz, realizado, útil y satisfecho.

• Te ayuda a invertir energía solo en lo importante: tu concentración, energía y tiempo son recursos invaluables. Destinarlos a realizar una actividad que valga la pena y te genere pasión te ayudará a sentirte muy bien y obtener excelentes resultados.
• Te ayuda a realizar más y mejores tareas: aunque seguirás teniendo las mismas 24 horas en el día, sin duda habrás liberado varias de ellas gracias a la gestión y planificación de tus actividades.
• Aumenta tu creatividad: al apartar las actividades secundarias, tienes tiempo de generar buenas ideas, buscar soluciones específicas y rápidas, y crear propuestas de valor para ti o tus clientes.
• Atrae más cosas buenas: cuando despejas tu mente y te abres a la productividad, más y mejores hábitos despertarás, así alcanzarás la cima de tu potencial.
• Tendrás control de tus temores: al aprender a valorar lo realmente importante, sabrás afrontar los retos que se te presenten con mayor aplomo y sabiduría.

Procrastinación: la gran enemiga de tu productividad personal

La falta de productividad es sin duda uno de los males que afecta a muchas personas y empresas. Puede deberse tanto a una falta de motivación, de organización o por aplazar nuestras labores para otra ocasión. La procrastinación es un vicio, que a medida que se alimenta crece hasta convertirse en un hábito muy difícil de vencer.

La procrastinación no es más que el aplazamiento, postergación o posposición de las tareas que debemos hacer y su sustitución por otras que nos resultan más agradables o placenteras, pero sin ningún valor productivo.

Procrastinar es, de hecho, un hábito irracional: según los académicos, no se procrastina cuando has decidido dejar algo para otro momento, sino cuando lo haces y sabes que será perjudicial. Es un mal que se ha enredado cada vez más en nuestra sociedad y que nos ocasiona estrés, insatisfacción y nos hace menos felices.

Además, los expertos definen tres tipos de procrastinación:

• Por evasión: cuando omitimos o postergamos una actividad por el miedo que tenemos para enfrentarlo y el temor de fracasar. Está ligado a un problema de autoestima.
• Por activación: es una de las más típicas y se da mayormente en las personas que se ahogan en trabajo. Consiste en dejar una tarea para después hasta que no quede más remedio que realizarla, muy frecuentemente, cuando ya es bastante tarde.
• Por indecisión: es cuando, por la falta de decisión, se toma mucho más tiempo en pensar la mejor manera de realizar la actividad, pero no hay dedicación en hacerla.

Si bien puede ser una grave falta de productividad personal, hay métodos para combatirla y erradicarla. Aquí algunos de ellos:

• Sé consciente del problema sin evadirlo;
• Sé consciente de cuando vas a empezar a procrastinar;
• Reconoce la razón de por qué procrastinas;
• Aprende a reconocer tus límites y decir que no;
• No te pongas pretextos;
• La planificación es muy buena, pero no abuses de ella;
• Toma la decisión de comenzar;

Poner en práctica estos breves consejos te ayudará a ser más productivo en tu vida y alcanzar la felicidad.